商法通教您怎么管理公司各种“章”

1570天前5255


免费法律咨询

问:

公司刚刚成立,目前对各种章的管理比较乱,请问商法通的律师,我们该如何规范使用各种章,才能避免日后出现法律问题?

答:

企业印章管理不当可以归纳为三种表现形式:

一是企业印章管理人管理不当。在没有健全的印章管理制度的企业中,印章管理人出于人情关系,未经相关负责人许可,便随意向他人出具盖有印章的空白合同、介绍信,或将印章借与他人使用而不问具体用途。当出现纠纷需要承担责任时,企业才会意识到印章管理问题的严重性。而借用印章的人通常是为方便交易或转嫁责任为目的,以印章所属企业的名义签订合同或是为他人提供担保,一旦形成诉讼,企业就不得不承担相应的责任。

二是企业内部各部门自行刻制的印章对外使用。以建筑企业为例,由于建筑企业施工项目众多且项目所在地分散,在未设立分公司的情况下,企业一般会成立项目部负责项目施工等相关事宜。部分项目部为了交易方便,在未经企业同意的情况下刻制项目部印章,并在债务担保、劳动招工、设备买卖中广泛使用。有的企业虽然明知项目部在使用自己的印章对外开展业务,但为了交易方便,往往对此予以默认。项目部印章虽非企业印章,但容易使合同相对人相信其代表企业开展业务,一旦构成表见代理,由此引起的法律后果仍要由企业承担相应的责任。

三是企业过渡时期新旧印章交替使用,容易引发纠纷。这类情况主要发生在企业改制或名称变更后,企业虽然刻制新章,但由于银行帐户预留印鉴、工程项目尚未竣工结算、部分合同尚未能履行完毕等原因,企业下属单位仍然留用了大量旧印章,造成过渡时期新旧印章交替使用,给企业正常经营管理造成巨大的风险。

商法通律师建议从四个方面规范企业印章管理工作:

一是企业印章必须由企业统一刻制,并明确印章审批人和印章保管人,形成专人负责制,避免公司印章由多人负责保管。一般公章由行政主管保管,财务章和法定代表人私人印章分开管理。公章带出公司,需经总经理审批同意,领用人书面提出申请,领用、归还时签名写日期。禁止在空白介绍信、空白纸张、空白单据等空白文件上盖公章。如遇特殊情况时,必须经总经理同意。一般性介绍信及身份证明,须经行政主管审核后,方可盖章。严禁给个人开具相关证明,特殊情况需要开具的,须经总经理同意。

二是企业印章使用流程应实行登记审批制。建立公章登记簿,经济类合同的签订需进行公章使用登记,合同经总经理审批同意后方可盖章,合同复印一份交财务,合同原件由专人保管。印章管理人对印章的使用必须查看印章申请表上是否有审批人的签字。如果没有则予以拒绝使用。对外出具的函件、法律文书使用公章应经总经理审批同意。特殊情形下,可在征得审批人的口头同意后,先加盖印章再补签字。对加盖公章的材料,应注意落款单位与印章一致,用印位置恰当,图形清晰,对多页的合同等文件要盖骑缝章。需要签名和盖章的文件,应先签名后盖章。

三是企业印章的刻制、下发、使用、回收和销毁应登记备案,印章管理人发生变更的,应在管理部门的监督下办理交接手续。

四是企业应建立相应规章制度,明确印章管理人员的职权,明确未依规私盖印章给公司造成经济损失的责任,对违反印章管理规定的员工给与处罚。对于违规私刻印章或者违规用章的,企业有权视情节给予警告、解除劳动合同等处分;情节特别严重的,企业应追究责任人的民事赔偿责任,甚至刑事责任。

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